Nội dung bài viết
Bạn có bao giờ bắt đầu làm một việc gì đó rồi lại bị phân tâm bởi thứ khác không? Bạn có cảm thấy mình liên tục nhảy từ việc này sang việc khác và không bao giờ hoàn thành đúng nghĩa?
Chắc hẳn nhiều người sẽ trả lời rằng “Nhiều lần hơn mình muốn thừa nhận.”
Nhiều người trong chúng ta gặp khó khăn khi cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc. Nhưng có một phương pháp đơn giản để tăng năng suất và duy trì sự tập trung trong ngày làm việc, đó là Task Batching.
Trong phương pháp này, các công việc tương tự sẽ được gom lại và hoàn thành trong cùng một khung thời gian. Ví dụ, thay vì trả lời điện thoại hoặc kiểm tra mạng xã hội mỗi khi nhận được thông báo, bạn có thể dành một khoảng thời gian cụ thể trong lịch trình để giải quyết tất cả các vấn đề liên lạc cùng một lúc.
Nghe có vẻ không hợp lý, phải không? Chẳng phải bạn sẽ chỉ còn lại những công việc dang dở thôi sao? Nhưng trên thực tế, gom nhóm các công việc có thể là một cách rất hiệu quả để tăng năng suất.
Hãy tìm hiểu thêm về phương pháp này, lý do tại sao nó hiệu quả và cách tạo ra quy trình gom nhóm công việc của riêng bạn trong 5 bước đơn giản.
Task Batching là gì?
Task batching là một kỹ thuật tăng năng suất phổ biến, giúp bạn gom các công việc tương tự nhau vào một phiên làm việc duy nhất. Thay vì hoàn thành từng việc khi chúng xuất hiện trong ngày, bạn dành riêng những khoảng thời gian cụ thể để xử lý tất cả các việc tương tự cùng lúc.
Bằng cách nhóm các công việc lại, bạn thực hiện các nhiệm vụ tương tự liên tiếp trong khi đang ở trong “trạng thái tập trung” (the zone), tránh việc phải chuyển đổi sự tập trung liên tục. Giảm số lần chuyển đổi nhiệm vụ và ngữ cảnh sẽ cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn.
Mặc dù dựa trên sự tương đồng, task batching rất linh hoạt. Bạn có thể tổ chức công việc theo cách bạn thấy phù hợp – theo lĩnh vực tập trung, mức độ khó, thời gian trong ngày hoặc bất kỳ điểm tương đồng nào khác sẽ giúp ích cho công việc của bạn. Ví dụ, một copywriter có thể gom các cuộc gọi điện thoại với khách hàng vào một phiên và các nhiệm vụ viết lách vào một phiên khác.
Ưu điểm của Task Batching
- Tăng cường tập trung: Khi thực hiện nhiều tác vụ cùng một lúc, bạn sẽ phải liên tục chuyển đổi giữa các tác vụ, điều này có thể khiến bạn mất tập trung và giảm hiệu quả làm việc. Task Batching giúp bạn tập trung vào một nhóm các tác vụ cùng một lúc, giúp bạn duy trì sự tập trung và hoàn thành công việc nhanh hơn.
- Tiết kiệm thời gian: Task Batching giúp bạn giảm thời gian chuyển đổi giữa các tác vụ, giúp bạn tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc nhanh hơn.
- Giảm stress: Task Batching giúp bạn có thể sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý, giúp bạn giảm bớt căng thẳng và áp lực do quá nhiều công việc.
- Dễ quản lý: Việc quản lý và theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng hơn khi bạn chỉ cần theo dõi và đánh giá một nhóm công việc thay vì nhiều công việc riêng lẻ.
Tăng năng suất với phương pháp Task Batching trong 5 bước đơn giản
Chỉ với 5 bước dễ dàng, bạn có thể thiết lập quy trình Task Batching phù hợp với mình.
1. Ưu tiên các công việc
Bước đầu tiên trong việc gom nhóm công việc là ưu tiên chúng. Lên danh sách tất cả các công việc của bạn trong tuần, từ lớn đến nhỏ. Phương pháp gom nhóm công việc có thể áp dụng cho hầu hết mọi thứ, bao gồm cả công việc chuyên sâu và các nhiệm vụ thường ngày, vì vậy đừng bỏ sót bất cứ điều gì.
Sau đó, phân tích từng công việc bằng cách đặt các câu hỏi như:
- Công việc này có thời hạn không?
- Mất khoảng bao lâu để hoàn thành công việc này?
- Đây có phải là một công việc phức tạp?
- Công việc này có thể chia nhỏ thành các phần nhỏ hơn không?
- Cần đáp ứng những yêu cầu gì trước khi bắt đầu?
- Có những công việc khác phụ thuộc vào việc hoàn thành công việc này không?
Bạn có thể đơn giản hóa bước này bằng cách sử dụng một ma trận quản lý thời gian như Eisenhower Box. Ưu tiên danh sách các công việc giúp bạn loại bỏ những mục không cần thiết, phân công những công việc có thể ủy quyền và sắp xếp các công việc cần thiết.
2. Phân loại các công việc
Sau khi đã ưu tiên, bước tiếp theo là phân loại danh sách công việc. Cách bạn nhóm chúng không quan trọng miễn là chúng có điểm tương đồng nào đó, nên hãy lựa chọn cách phù hợp với bản thân. Một vài cách nhóm tác vụ phổ biến bao gồm:
- Theo loại tác vụ: Yếu tố này xem xét mức độ tập trung hoặc trạng thái tinh thần cần thiết để hoàn thành công việc. Ví dụ, một nhà văn có thể gom tất cả các buổi brainstorm vào một khoảng thời gian và nghiên cứu viết lách vào một khoảng khác.
- Theo hoàn cảnh của tác vụ: Phương pháp này nhóm các tác vụ liên quan dựa trên các điều kiện của hoạt động. Chẳng hạn, để giảm đi lại, một nhà tư vấn có thể gom tất cả các cuộc họp với khách hàng vào một ngày trong tuần và gom các báo cáo thành một ngày họ có mặt tại văn phòng.
- Theo mức độ phức tạp của tác vụ: Phương pháp này cho phép tập trung không bị gián đoạn cho khối lượng lớn hơn bằng cách nhóm các tác vụ nhỏ lại với nhau. Ví dụ, một người làm việc tự do có thể gom các tác vụ quản trị thường xuyên như nộp hồ sơ vào cuối tuần để họ có thể tập trung vào công việc của khách hàng trong tuần.
3. Xác định giới hạn thời gian phù hợp và nhìn ra xa
Trước khi bắt đầu lên lịch cho các nhóm công việc, hãy dành chút thời gian để suy nghĩ về việc bạn nên dành bao nhiêu thời gian cho mỗi phiên gom nhóm công việc.
Nhìn chung, chúng ta thường đánh giá thấp lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc vì quá lạc quan về khả năng của mình. Bạn sẽ trở nên giỏi hơn trong việc ước tính thời gian của mình khi bạn thực hành gom nhóm công việc, nhưng hãy thử nhân đôi hoặc nhân ba ước tính ban đầu của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ tránh bị lỡ hạn và nếu hoàn thành sớm, bạn sẽ nhận được một phần thưởng nho nhỏ.
Khi lên lịch, hãy ghi nhớ bức tranh lớn. Các khối thời gian của bạn nên được cân bằng hợp lý để tránh đặt quá nhiều lịch trong một lĩnh vực và không đạt được mục tiêu.
4. Lên lịch cho từng nhóm công việc bằng cách sử dụng kỹ thuật chia khung thời gian
Bây giờ là lúc đến phần thú vị – gán cho mỗi nhóm công việc một khung thời gian cụ thể trong lịch trình của bạn. Chúng ta sẽ thực hiện điều này bằng cách sử dụng một kỹ thuật gọi là “time blocking”.
Do tên gọi tương tự nhau, Task Batching và Time Blocking thường bị nhầm lẫn. Nhưng hãy nghĩ về nó như một quả táo – tất cả các quả táo đều là trái cây, nhưng không phải tất cả trái cây đều là táo. Time blocking là dành riêng một khoảng thời gian nhất định cho công việc của riêng bạn. Còn gom nhóm công việc sẽ tiến thêm một bước và lấp đầy khung thời gian đó bằng các công việc cụ thể tương tự nhau.
Hãy lên lịch cho các nhóm công việc bằng cách sử dụng danh sách công việc và lịch của bạn. Chọn phương pháp lịch phù hợp nhất với bạn và quy trình làm việc hiệu quả của bạn. Một cuốn sổ kế hoạch giấy là một lựa chọn, nhưng bạn cũng có thể sử dụng lịch trực tuyến như Google Calendar.
Kiểm tra lịch để biết thời gian rảnh, sau đó lên lịch cho các phiên làm việc gom nhóm công việc cho phù hợp. Ví dụ: bạn có thể muốn gom tất cả các email vào cuối ngày. Nếu ngày làm việc của bạn kết thúc lúc 4 giờ chiều, hãy cân nhắc dành ra khoảng thời gian từ 3:30 chiều đến 4 giờ chiều để “Trả lời email”.
Tạo một sự kiện trên Google Calendar và đánh dấu mình là “bận”, tô màu cho khung thời gian hoặc cài đặt lời nhắc. Các tùy chọn tùy chỉnh là vô tận, tùy thuộc vào phương pháp quản lý thời gian và lịch trình ưa thích của bạn. Điều quan trọng là phải lên lịch cho từng nhóm công việc để bạn có thể duy trì sự tập trung.
5. Những việc không nên gom nhóm (chẳng hạn như các tác vụ phức tạp)
Hãy nhớ rằng một số công việc nhất định không phù hợp với phương pháp gom nhóm công việc. Để hoàn thành các tác vụ phức tạp, đòi hỏi nhiều sức lực về mặt nhận thức, bộ não cần sẵn sàng truy cập vào thông tin, kế hoạch, quy trình và kiến thức – thứ mà các nhà khoa học gọi là “task set” của chúng ta.
Ví dụ về các tác vụ phức tạp yêu cầu bộ nhiệm vụ bao gồm:
- Viết báo cáo hoặc đề xuất
- Tạo bài thuyết trình
- Thực hiện nghiên cứu
- Sửa lỗi code
- Phát triển chiến dịch marketing mới
Thật không may, bộ nhiệm vụ của chúng ta không phải lúc nào cũng sẵn có ngay lập tức. Bộ nhớ làm việc của chúng ta chỉ có thể lưu trữ và xử lý thông tin với số lượng hạn chế, và việc truy xuất nó cần thời gian. Đây là một trong những lý do tại sao chúng ta cần nhiều thời gian không bị gián đoạn để hoàn thành những tác vụ này.
Việc kết hợp các tác vụ phức tạp có thể dẫn đến nhiều lần dừng và bắt đầu, khiến việc khôi phục hoặc sử dụng bộ nhiệm vụ trở nên khó khăn. Hơn nữa, việc thiếu thời gian không bị gián đoạn cản trở khả năng bước vào “trạng thái tập trung cao độ”, điều cần thiết cho việc tập trung sâu tối ưu vào các tác vụ phức tạp.
Các tác vụ đòi hỏi nỗ lực nhận thức sẽ hiệu quả hơn nếu được thực hiện trong các phiên riêng biệt. Bạn vẫn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng kỹ thuật chia khung thời gian – chỉ cần phân bổ một vài giờ, dán nhãn “Công việc tập trung” để người khác biết không làm phiền bạn và sử dụng thời gian đó để chỉ làm việc cho một tác vụ duy nhất.
Tăng năng suất với phương pháp Task Batching và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn
Task Batching là một công cụ tăng năng suất phổ biến với nhiều lợi ích. Bằng cách nhóm các công việc tương tự nhau, bạn có thể cải thiện sự tập trung và chú ý của mình bằng cách tránh chuyển đổi ngữ cảnh. Task Batching cũng có thể giúp bạn ước tính thời gian hoàn thành công việc tốt hơn, giúp việc theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.
Task Batching có thể là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn tăng năng suất. Bạn có thể đạt được nhiều điều bằng cách tạo ra một quy trình Task Batching phù hợp với phong cách làm việc và sở thích của bạn. Chỉ cần kiên trì và bạn sẽ thấy kết quả.
Hãy liên hệ với EEC Vietnam để được tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm về tâm lý giáo giục và hướng nghiệp của chúng tôi.
